कार्यविधिमा छात्रवृत्तिलाई परिभाषित गर्दै कक्षा ११ र १२ मा निजी शिक्षण संस्थाले काठमाडौँ महानगरपालिकाबाट यसै कार्यविधि अनुसार छनोट गरेर अध्ययनका लागि सिफारिस गरेका विद्यार्थी वा निजका अभिभावकबाट प्रचलित कानुनबमोजिम सरकारलाई तिर्नुपर्ने शुल्क वा दस्तुर बाहेकका कुनै पनि शीर्षकमा कुनै पनि शुल्क नलिने गरी प्रदान गरिने अध्ययन सुविधा भनेर परिभाषित गरेको छ ।

गएको वर्षसम्म सबै विद्यालयहरुले १० प्रतिशत छात्रवृत्ति उपलब्ध गराउनु पर्ने थियो । अव विद्यार्थी संख्याको आधारमा छात्रवृत्ति निर्धारण हुनेछ । जसअनुसार ५ सयजना भन्दा कम विद्यार्थी भएका विद्यालयले न्यूनतम  १० प्रतिशत, ५ सयदेखि ८ सय जनासम्म विद्यार्थी भएका विद्यालयहरूले न्यूनतम १२ प्रतिशत र ८ सयजनाभन्दा धेरै विद्यार्थी भएका विद्यालयहरूले न्यूनतम १५ प्रतिशत छात्रवृत्ति प्रदान गर्नुपर्नेछ । अनिवार्य तथा निःशुल्क शिक्षा सम्बन्धी ऐन २०७५ बमोजिम कार्यविधिमा यो वर्गीकरण राखिएको हो । यस प्रयोजनका लागि विद्यार्थी गणना गर्दा छात्रवृत्ति प्राप्त गरेका विद्यार्थी गणनामा राखिने छैन ।

कार्यविधिले महानगरपालिका भित्रका स्थायी बसोबास भएका संस्थागत र सामुदायिक जुनसुकै विद्यालयमा अध्ययन गरेका विद्यार्थीलाई १९ प्रतिशत, जुनसुकै स्थानका भए पनि संस्थागत विद्यालयमा अध्ययन गरेका विद्यार्थीहरुका लागि प्रदान गरिने छात्रवृत्तिको संख्या १० प्रतिशत बनाएको छ ।

छात्रवृत्ति वितरण कार्यलाई व्यवस्थित गर्न तथा परीक्षालाई गुणस्तरीय, न्यायोचित र व्यवस्थित बनाउन शिक्षा अधिकारीको अध्यक्षतामा छात्रवृत्ति समितिको व्यवस्था गरेको छ । यसमा शिक्षा अधिकारीले मनोनित गरेको परीक्षा सञ्चालनको ज्ञान भएको सूचना प्रविधि सम्बन्धी विज्ञ एकजना, शिक्षा अधिकारीले मनोनित गरेका शिक्षा विभागका अधिकृत स्तरका कर्मचारी दुई सदस्य र शिक्षा अधिकारीले तोकेको महानगरपालिकाको अधिकृत स्तरको कर्मचारी सदस्य–सचिव रहनुहुनेछ । परीक्षा सम्बन्धी सबै विषयमा समितिले गरेको निर्णय नै अन्तिम हुनेछ । समितिले गरेका काममा सुनुवाई तथा निरीक्षणको काम शिक्षा तथा स्वास्थ्य समितिले गर्नेछ ।

छात्रवृत्ति परीक्षाको पाठ्यक्रम, पाठ्यभार तथा न्यूनतम योग्यता निर्धारण गर्ने, पाठ्यक्रम तथा प्रश्नपत्र निर्माणमा संलग्न हुने विशेषज्ञको मापदण्ड निर्धारण गर्ने, निवेदनको प्रक्रिया र ढाँचा निर्धारण गर्ने, परीक्षामा संलग्न हुने पदाधिकारीको नियुक्ति गर्ने तथा परीक्षार्थीको आचार संहिता तय गरी लागू गर्ने लगायत काम समितिले गर्नेछ । यस्तै, परीक्षा केन्द्र तोक्ने, प्रश्नपत्र तथा उत्तरकुञ्जिका निर्माण गर्ने, परिमार्जन गर्ने, अन्तिम ढाँचा बनाउने, छपाई गर्ने, प्याकेजिङ् गर्ने, परीक्षा सञ्चालन र उत्तरपुस्तिका परीक्षणका लागि आवश्यक व्यवस्था मिलाउने काम समितिको जिम्मेवारीमा राखिएको छ ।

उत्तर पुस्तिका परीक्षणमा आधुनिक कम्प्युटर स्क्यानिङ प्रविधिको प्रयोग गर्ने वा अन्य विश्वसनीय व्यवस्था मिलाउने, टाइ व्रेकर निर्धारण गरेर नतिजा प्रशोधनका लागि उपलब्ध गराउने, परीक्षा सम्बन्धी कार्यको निरीक्षण तथा अनुगमन गर्ने गराउने, परीक्षाको नतिजा प्रकाशन गर्ने तथा पुनर्योगको व्यवस्था गर्ने काम समितिले गर्नेछ ।

छात्रवृत्ति परीक्षामा सामेल हुन चाहने परीक्षार्थीले सोही शैक्षिक सत्रको माध्यमिक शिक्षा परीक्षा (एसईई) वा सोसरहको परीक्षामा शिक्षा, विज्ञान तथा प्रविधि मन्त्रालय र राष्ट्रिय परीक्षा बोर्डले तोके बमोजिमको न्यूनतम जीपीए प्राप्त गरेको हुनुपर्नेछ ।

परीक्षार्थीले अनलाइनमार्फत आवेदन दिनु पर्नेछ । यसरी दिइने आवेदनमा न्यूनतम शैक्षिक योग्यताको ग्रेड सिट र चारित्रिक प्रमाणपत्र, शैक्षिक योग्यताका प्रमाणपत्रहरू, प्रतिशत वा ग्रेड नखुलेको भए सम्वन्धित संस्थाले प्रतिशत वा ग्रेड खुलाएको प्रमाणपत्र, हालसालै खिचिएको पासपोर्ट साइजको फोटो, नेपाली नागरिकता र सो नभएमा जन्म दर्ताको प्रमाणपत्र, सामुदायिक विद्यालयमा अध्ययन गरेका विद्यार्थीका लागि सिफारिस, आरक्षणका लागि आवश्यक प्रमाणका कागजात, समितिले मागेका अन्य कागजात अपलोड गर्नुपर्छ ।

परीक्षाबाट योग्यताक्रम निर्धारण भएर भर्नाको अवसर प्राप्त गर्ने निवेदकले सम्बन्धित विद्यालयमा भर्ना हुँदा निवेदन फारामका साथ पेश गरेका सम्बन्धित कागजातको प्रतिलिपि र सक्कल अनिवार्य पेश गर्नुपर्छ ।

कुनै निवेदकले निवेदनका समयमा पेश गरेको विवरण र अपलोड गरेका शैक्षिक प्रमाणपत्र तथा कागजातहरू झुटो प्रमाणित भएमा निजको नाम जुनसुकै वखत योग्यता क्रमको सूचीबाट हटाई प्रचलित कानुन बमोजिम कारवाही हुनेछ । आरक्षितसमूहमा निवेदन दिने व्यक्लिे आफू सो समूहमा पर्ने व्यहोरा प्रमाणित गर्नु पर्नेछ ।

सहिदका परिवार, बेपत्ता पारिएका व्यक्तिका परिवार, जेन जी आन्दोलन लगायतका आन्दोलनका घाइते योद्धाहरूको परिवार र द्वन्द्व पीडित समूहका व्यक्तिले सम्बन्धित जिल्ला प्रशासन कार्यालयबाट, अपाङ्गता भएका व्यक्ति, अपाङगता भएका अभिभावकका सन्तति, दलित, आदिवासी जनजाति, खस आर्य, मधेशी, थारू, मुस्लिम र पिछडिएको क्षेत्रका व्यक्तिले बसोबास भएको स्थानीय तहको वडा कार्यालयबाट, सामुदायिक विद्यालयमा अध्ययन गरेका विद्यार्थीका लागि सामुदायिक विद्यालय हो, भनेर कार्यविधिमा दिएको अनुसूचीको ढाँचामा विद्यालयको सिफारिसमा सम्बन्धित स्थानीय तह वा शिक्षा विकास तथा समन्वय इकाइको पत्र आवश्यक पर्छ ।

समावेशी समूह अन्तर्गत आदिवासी/जनजाति, मधेशी, दलित, मुस्लिम, थारु जातिको हकमा सम्वन्धित आयोग वा प्रतिष्ठानबाट प्राप्त भएको प्रमाणपत्र वा जिल्ला प्रशासन कार्यालय वा स्थानीय तहको सिफारिस पत्र, खस आर्यको हकमा स्थायी बसोबास भएको सम्बन्धित जिल्ला प्रशासन कार्यालय वा सम्वन्धित स्थानीय तहबाट व्यहोरा खुल्ने सिफारिस पत्र, पिछडिएको क्षेत्रका व्यक्तिको हकमा निवेदन दिँदाका बखत निज सोही स्थानमा स्थायी बसोबास गरेको भनी सम्बन्धित स्थानीय तहबाट प्रमाणित गरेको पत्र र सम्बन्धित जिल्लाबाट प्राप्त गरेको नेपाली नागरिकता  वा जन्म दर्ताको प्रमाण पत्र पेश गर्नुपर्छ ।

महानगरपालिकाको स्थायी बासिन्दाको हकमा नागरिकता वा जन्मदर्ता वा बसाई सराई पत्र,  ल्यान्डफिल्ड साइट प्रभावित क्षेत्रका बासिन्दाको हकमा जन्म दर्ता वा बसाई सराई पत्र र स्थायी बसोबास गरिरहेको भनी सम्बन्धित वडाको सिफारिस पत्र चाहिन्छ ।

विज्ञहरुको सूचीमा रहेका व्यक्तिहरुले स्वीकृत पाठ्यक्रम र पाठ्यभार अनुसार प्रश्नपत्र निर्माण गर्नेछन् ।प्रश्नपत्र छपाइ वा फोटोकपी र प्याकेजिङ गराउँदा शिक्षा अधिकारीले तोकेका अधिकृत कर्मचारीबाट मात्र हुनेछ ।प्रश्नपत्र छपाइ तथा प्याकेजिङमा संलग्न कर्मचारीलाई छपाई, प्याकेजिङ र शिलवन्दी गर्ने काम नसकिउञ्जेल कार्य स्थलबाट वाहिर पठाइनेछ छैन । परीक्षा केन्द्रमा शिलबन्दी गरिएका प्रश्न पत्र पठाइनेछन् । परीक्षा सुरु हुनुभन्दा १ घण्टा अगाडि मात्र प्रश्नपत्र परीक्षा केन्द्रमा पठाइनेछ ।

परीक्षा सञ्चालन गर्दा प्रत्येक परीक्षा केन्द्रका लागि एकजना केन्द्राध्यक्ष तोकिनेछ । बढीमा ५०० जना परीक्षार्थीका लागि एउटा परीक्षा केन्द्र कायम गरिनेछ । बढीमा २५० जना परीक्षार्थीका लागि एकजना उपकेन्द्राध्यक्ष राखिनेछ । बढीमा २५० जना परीक्षार्थीका लागि एकजना सहायक केन्द्राध्यक्ष, बढीमा २० जना परीक्षार्थीका लागि एकजना निरीक्षक खटाइनेछ ।

परीक्षार्थीलाई उपलव्ध गराउने प्रवेशपत्रमा स्वीकृत गर्ने अधिकारीको दस्तखत, दर्जा र महानगरपालिकाको छाप अनिवार्य हुनुपर्नेछ । परीक्षा शुरु भएको ३० मिनेटपछि आउने परीक्षार्थीलाई परीक्षा हलमा प्रवेश गराइने छैन । परीक्षा शुरु हुनुभन्दा ३० मिनेट अगाडि परीक्षार्थीलाई परीक्षा हलमा प्रवेश दिइनेछ र परीक्षा समाप्त हुनु भन्दा १५ मिनेट अगाडि जनाउ घन्टी दिइनेछ ।

प्रश्न सामान्यतयाः एसईई परीक्षाको पाठ्यक्रममा आधारित हुनेछ । एउटा प्रश्नको भार १ अंकको हुनेछ । यसमा अंग्रेजी र नेपालीको १०/१० प्रतिशत, सामाजिक अध्ययनको २० प्रतिशत, विज्ञान र गणितको ३०/३० प्रतिशत अङ्क भार हुनेछ । परीक्षाको समय २ घण्टाको हुनेछ ।

परीक्षा १ सय पूर्णाङ्कको हुनेछ । यसमा प्रतिप्रश्नको अंकभार १ का आधारमा १ सय वटा बहुवैकल्पिक वस्तुगत प्रश्न सोधिनेछन् । परीक्षाको कुल पूर्णाङ्कको ४० प्रतिशत अङ्क हासिल गर्ने उम्मेद्वार मात्र योग्यता क्रममा समावेश गरिनेछ । गलत उत्तरका लागि नेगेटिभ मार्किङ गरिनेछैन ।

५ सयजना भन्दा कम विद्यार्थी भएका विद्यालयहरूले १० प्रतिशत, ५ सयदेखि ८ सय जनासम्म विद्यार्थी भएका विद्यालयहरूले १२ प्रतिशत र ८ सयजनाभन्दा धेरै विद्यार्थी भएका विद्यालयहरूले १५ प्रतिशत छात्रवृत्ति प्रदान गर्नुपर्नेछ । यस अघि सबै विद्यालयले १० प्रतिशत छात्रवृत्ति दिनुपर्ने व्यवस्था गरिएको थियो ।

यसरी गणना गर्दा प्रतिशत मानी देहायबमोजिमका प्रतिशतमा छात्रवृत्ति उपलब्ध गराइनेछ । यस गणनामा छात्रवृत्ति प्राप्त गरेका विद्यार्थी समावेश गरिने छैन ।

यसरी गणना गर्दा प्राप्त हुुने संख्याको ३५ प्रतिशत सामुदायिक विद्यालयमा अध्ययन गरेका विद्यार्थीलाई उपलब्ध गराइनेछ । संस्थागत विद्यालयमा अध्ययन गरेका विद्यार्थीलाई १० प्रतिशत, काठमाडौँ महानगरपालिकाभित्र स्थायी बसोबास भएका सामुदायिक/संस्थागत विद्यालयमा अध्ययन गरेका सबै विद्यार्थीका लागि १९ प्रतिशत,     ल्याण्डफिल्ड साइट प्रभावित क्षेत्रको स्थायी बासिन्दा सामुदायिक/संस्थागत विद्यालयमा अध्ययन गरेकाको हकमा १ प्रतिशत कोटा उपलब्ध गराइनेछ ।

यो सिट संख्यालाई प्रतिशत निर्धारण गरेर बाँकी रहेको ३५ प्रतिशत सिटलाई शतप्रतिशत मानेर सामुदायिक विद्यालयबाट एईई दिएका विद्यार्थीलाई प्रदान गरिनेछ । यसमा ३३ प्रतिशत छात्रा, १५ प्रतिशत आदिवासी जनजाति, १२ प्रतिशत मधेशी, १७ प्रतिशत खस आर्य, ९ प्रतिशत दलित, २ प्रतिशत मुस्लिम, ४ प्रतिशत थारु, २ प्रतिशत अपाङ्गता भएका व्यक्ति, ४ प्रतिशत विछडिएको क्षेत्रका व्यक्ति र २ प्रतिशत सहिद वेपत्ता पारिएका नागरिकका परिवार, द्वन्द्व पीडित नागरिकका परिवारलाई प्रदान गरिनेछ ।

पिछडिएको क्षेत्रका रुपमा अछाम, कालिकोट, जाजरकोट, जुम्ला, डोल्पा, बझाङ, बाजुरा, मुगु र हुम्ला जिल्लामा स्थायी बसोबास गरिरहेको परिवारलाई लिइनेछ । आरक्षण क्षेत्रमा तोकिएबमोजिमको विद्यार्थी संख्या विद्यार्थी उपलब्ध नभएमा महानगरवासीलाई प्राथमिकता दिइनेछ ।

उत्तरपुस्तिका परीक्षण आधुनिक कम्प्यूटर प्रविधि ओएमआरबाट हुनेछ । ओएमआर प्रणाली प्रयोग गर्न सम्भव नभएमा परीक्षा समितिले तोकेबमोजिम परीक्षण गरिनेछ । स्क्यान गरी तयार गरिएको नतिजा (जस्तैः ए, बी, सी, डी, खाली कोठा, दोहोरो उत्तर आदि) उत्तरपुस्तिका अनुसार स्क्यान छ, छैन भनी म्यानुयल (कम्प्युटरको प्रयोग नगरी) रुजु र अन्तिम रुजु हुनेछ । यसरी रुजु गर्दा कम्तीमा ५ प्रतिशत रेण्डम स्याम्प्लिङ् हुनेछ ।

परीक्षा समितिले परीक्षापश्चात उत्तरपुस्तिका ओएमआर सिट परीक्षण तथा रुजु गरी छात्रवृत्ति परीक्षाबाट उत्तीर्ण निवेदकहरूको योग्यत ाक्रमको सूची तयार गर्नेछ । योग्यताक्रम अनुसारको सूची समितिले प्रमाणित गरी महानगरपालिकाको वेवसाइटमार्फत प्रकाशन गरिनेछ । सूची प्रकाशित भएपपछि नतिजा उपर चित्त नबुझ्ने विद्यार्थीले २ दिनभित्र पुनर्योगका लागि निवेदन दिनुपर्नेछ ।

प्रकाशित नतिजा अनुसार योग्यताक्रम बमोजिम छात्रवृत्तिमा मनोनयनको लागि विद्यार्थीले फाराम भर्दाकै समयमा रोजेको विषय र विद्यालयको प्राथमिकताका आधारमा योग्यता क्रम अनुसार पहिलो चरणको विद्यार्थी भर्ना नतिजा सूची प्रकाशन हुनेछ । यसरी मनोनयन भएका विद्यार्थीले आफ्नो युजर आइडी र पासवर्ड प्रयोग गरी अनलाइन मार्फत मनोनयन पत्र प्रिन्ट गर्न सक्नेछन् । मनोनयन पत्र लिएर विद्यार्थीले ३ (तीन) दिनभित्र तोकिएको विद्यालयमा भर्ना भइसक्नु पर्नेछ ।

अन्तिम योग्यता क्रममा रहेका विद्यार्थीहरुबाट पहिलो चरणको मनोनयन भएका विद्यार्थीको सूची हटाई रिक्त सिटहरुमा योग्यता क्रम बमोजिम छात्रवृत्तिमा मनोनयनको लागि विद्यार्थीले फाराम भर्दाकै समयमा रोजेको विषय र विद्यालयको प्राथमिकताका आधारमा योग्यता क्रम अनुसार दोस्रो चरणको विद्यार्थी भर्ना नतिजा सूची प्रकाशन हुनेछ ।

यो सूचीमा मनोनयन पत्र लिएका विद्यार्थीले २ दिनभित्र तोकिएको विद्यालयमा भर्ना भइसक्नु पर्नेछ ।

अन्तिम योग्यता क्रममा रहेका विद्यार्थीहरुबाट पहिलो चरण र दोस्रो चरणको मनोनयन भएका विद्यार्थीको सूची हटाई रिक्त सिटहरुमा योग्यता क्रम बमोजिम छात्रवृत्तिमा मनोनयनको लागि विद्यार्थीले फाराम भर्दाकै समयमा रोजेको विषय र विद्यालयको प्राथमिकताका आधारमा योग्यता क्रम अनुसार तेस्रो चरणको विद्यार्थी भर्ना नतिजा सूची प्रकाशन हुनेछ । यसरी मनोनयन पत्र प्राप्त गरेका विद्यार्थीले २ दिन भित्र तोकिएको विद्यालयमा भर्ना भइसक्नु पर्नेछ ।

पहिलो चरण, दोसो चरण र तेस्रो चरणको मनोनयन भएका विद्यार्थी मध्येबाट सम्बन्धित विद्यालयमा तोकिएको समयभित्रै भर्ना भएका विद्यार्थीहरुको सूची हटाई रिक्त सिटहरुमा मनोनयन पत्र नलिएका तर अन्तिम योग्यता क्रममा रहेका विद्यार्थीहरुलाई ५ दिन भित्र अनलाइनमार्फत पुनः विद्यालय र विषय छनोटको अवसर दिइनेछ ।

अनलाइनमार्फत पुन विद्यालय र विषय छनोटको लागि निवेदन गरेका विद्यार्थीहरुको योग्यता क्रम अनुसार अन्तिम मनोनयन गरिनेछ ।